Zeiterfassung mit Suche und Listenansicht, Leitweg-ID und neue Arbeitspaket-Optionen
- NeuZeiterfassung · Suche auf der Zeiterfassungsseite
Über ein neues Suchfeld lassen sich die Projekte in der Zeiterfassung nach Name, Projektnummer, externer Nummer und Kunde filtern. Gibt es keine Treffer, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.
- NeuZeiterfassung · Listenansicht für Projekte in der Zeiterfassung
Wie in der Projektübersicht kann jetzt auch in der Zeiterfassung zwischen Kachel- und Listenansicht gewechselt werden. Die Listenansicht zeigt Projektnummer, Name, Kunde und die bisher erfasste Zeit kompakt in einer Zeile. Die gewählte Ansicht wird gespeichert.
- NeuZeiterfassung · Alle Projekte anzeigen – auch nicht stempelbare
Mit dem neuen Schalter „Alle anzeigen“ werden zusätzlich die Projekte eingeblendet, in die aktuell nicht eingestempelt werden kann. Diese erscheinen ausgegraut; beim Überfahren mit der Maus wird der Grund angezeigt, z. B. weil das Projekt archiviert ist oder kein Arbeitspaket zugeordnet wurde.
- VerbessertZeiterfassung · Stempelstatus auf allen Geräten synchron
Wer sich auf einem anderen Gerät ein- oder ausstempelt oder das Arbeitspaket wechselt, sieht die Änderung jetzt sofort auch auf den übrigen geöffneten Geräten, ohne die Seite neu zu laden. Das gilt auch für das automatische Ausstempeln nach der eingestellten Stundenzahl.
- NeuZeiterfassung · Stundenzettel mit allen Tagen des Zeitraums
Mit der neuen Einstellung „Tage ohne Arbeitszeit auf Stundenzetteln anzeigen“ (Kategorie Stundenzettel) listet der Stundenzettel jeden Tag des Zeitraums, also auch Wochenenden und Tage ohne Buchungen. Diese Tage haben weder Soll- noch Ist-Zeit und verändern das Zeitkonto nicht. Feiertage, die auf einen arbeitsfreien Tag fallen, werden mit dem Kürzel F und ihrem Namen aufgeführt, ohne Zeit gutzuschreiben.
- BehobenZeiterfassung · Einheitliche Rundung der Arbeitszeiten im Dashboard
Die Wochenübersicht der Arbeitszeiten im Dashboard konnte eine Minute weniger anzeigen als die Zeiterfassung, und die Tagessumme auf der Zeiterfassungsseite wich bei mehreren Projekten um einzelne Minuten ab, weil pro Projekt abgerundet wurde. Beide Ansichten runden jetzt wie das Zeitkonto einmal auf die Gesamtsumme des Tages ab und zeigen dieselben Werte.
- NeuKundenverwaltung · Leitweg-ID an Firmen und Kontakten
Firmen und Kontakte haben jetzt ein eigenes Feld für die Leitweg-ID, das in der Detailansicht unter der Nummer angezeigt wird. Beim Erstellen einer Rechnung (benutzerdefiniert und auftragsbasiert) wird die Leitweg-ID des Empfängers automatisch in den Schritt „Info“ übernommen, solange das Feld noch nicht bearbeitet wurde. Bestehende Leitweg-IDs aus bereits geschriebenen Rechnungen werden mit dem Update an die jeweiligen Empfänger übertragen; bei mehreren Rechnungen gilt die neueste.
- NeuVerkaufsabwicklung · Frühere Rechnungen mit einem Klick abziehen
In der auftragsbasierten Rechnung gibt es im Schritt „Rechnungen“ den neuen Button „Rechnungen abziehen“. Er fügt die ausgewählten früheren Rechnungen als negative Positionen am Ende der aktuellen Rechnung hinzu – jeweils mit dem vollen Nettobetrag und, bei gemischten Steuersätzen, getrennt nach Steuersatz. Die Abzüge werden dabei in einer Gruppe „Frühere Rechnungen“ mit Zwischensumme zusammengefasst; ein erneuter Klick ergänzt die bestehende Gruppe, statt eine zweite anzulegen. Das ist besonders hilfreich bei importierten Aufträgen, bei denen bereits Rechnungen existieren, der abgerechnete Betrag aber noch mit 0 geführt wird. Die Positionen lassen sich anschließend wie gewohnt im Schritt „Benutzerdefinierte Positionen“ bearbeiten.
- NeuVerkaufsabwicklung · Mitarbeiter als CC-Vorschlag beim Versand von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen
In den Einstellungen unter „Mail“ lassen sich getrennt für Angebote, Aufträge und Rechnungen Mitarbeiter hinterlegen, die beim Versand in Kopie gesetzt werden sollen. Im Versand-Schritt des Dokuments stehen sie dann bereits als CC-Empfänger im Formular und können vor dem Absenden abgewählt oder ergänzt werden.
- VerbessertVerkaufsabwicklung · Rechnungsdatum muss zur Rechnungsnummer passen
Eine finale Rechnung darf nicht mehr vor der Rechnung mit der vorherigen Nummer und nicht nach der Rechnung mit der nächsten Nummer datiert werden – auch beim Finalisieren eines Entwurfs und beim nachträglichen Bearbeiten des Datums. Die Prüfung richtet sich nach dem eingestellten Nummernformat (fortlaufend, pro Jahr oder pro Monat). Passt das Datum nicht, nennt die Fehlermeldung die betroffene Nachbarrechnung mit Nummer und Datum.
- VerbessertVerkaufsabwicklung · Zwischensummen für abgerechnete und abrechenbare Beträge in Gruppen
Gruppen mit aktivierter Zwischensumme zeigen in PDF-Vorlagen jetzt auch für die Variablen „Abrechenbarer Betrag“, „Bereits abgerechneter Betrag“ und „Offener Betrag“ die Summe ihrer Positionen – im selben Stil wie die Netto-Zwischensumme. Bisher blieben diese Felder in der Gruppenzeile leer, was vor allem bei auftragsbasierten Rechnungsvorlagen zu Lücken führte.
- BehobenVerkaufsabwicklung · Positionen in neuer auftragsbasierter Rechnung bleiben erhalten
Bei einer neuen auftragsbasierten Rechnung wurden bereits hinzugefügte Positionen verworfen, sobald im Schritt „Rechnungen“ noch etwas geändert wurde, etwa der Rabatt oder die Auswahl der früheren Rechnungen. Die Positionen bleiben jetzt erhalten.
- BehobenVerkaufsabwicklung · Stornierte Rechnungen zählen nicht mehr als offen
In der Rechnungsübersicht wurden stornierte Rechnungen bei den offenen Beträgen mitgerechnet. Stornierte Rechnungen haben jetzt wie bezahlte Rechnungen keinen offenen Betrag mehr.
- BehobenVerkaufsabwicklung · HOAI-Positionen lassen sich wieder zuverlässig speichern
Beim Speichern einer HOAI-Berechnung konnte ein Fehler auftreten, wenn eine der übermittelten Leistungsphasen zwischenzeitlich entfernt worden war. Solche Positionen werden jetzt neu angelegt, statt den Speichervorgang abzubrechen.
- NeuProjektmanagement · Arbeitspaket-Fortschritt aus erledigten ToDos
Arbeitspakete können ihren Arbeitsstand jetzt automatisch aus den erledigten ToDos berechnen. Die neue Option „Stand aus erledigten ToDos berechnen“ in den Arbeitspaket-Einstellungen ist bei neuen Arbeitspaketen voreingestellt; der Fortschritt wird bei jedem Anlegen, Erledigen, Verschieben oder Löschen eines ToDos aktualisiert und der Balken ist dann nicht mehr manuell verstellbar. Bestehende Arbeitspakete mit ToDos werden umgestellt, Arbeitspakete ohne ToDos behalten ihren manuell gesetzten Stand.
- NeuProjektmanagement · Arbeitspakete nur über die abrechenbare Position abrechnen
Hat ein Arbeitspaket eine abrechenbare Position, zum Beispiel eine Anfahrtspauschale, kann mit der neuen Option „Nur über abrechenbare Position abrechnen“ verhindert werden, dass die dort erfassten Zeiten zusätzlich über kalkulative Stundensätze abgerechnet werden. Diese Zeiten erscheinen dann weder in der Zeitabrechnung nach Stundensätzen noch in den offenen Stunden der Projekt-Stundensätze.
- VerbessertProjektmanagement · Neue Arbeitspakete sind standardmäßig abrechenbar
Beim Anlegen eines Arbeitspakets – im Formular, aus einer Projektvorlage oder über einen KI-Agenten – ist „Abrechenbar“ jetzt vorausgewählt. Bestehende Arbeitspakete bleiben unverändert.
- BehobenProjektmanagement · Ordner-Download aus der Projekt-Dateiablage: Dateinamen bleiben vollständig
Wurde in der Projekt-Dateiablage ein ganzer Ordner als ZIP heruntergeladen, fehlte bei bestimmten Netzwerkspeicher-Konfigurationen (z. B. NAS ohne gesetzten Projektordner) bei jeder Datei und jedem Unterordner im Archiv der erste Buchstabe des Namens – aus „Angebot.pdf“ wurde „ngebot.pdf“. Die Dateiinhalte waren davon nicht betroffen. Die Namen im ZIP sind jetzt wieder vollständig.
- NeuControlling · Kalkulative Stundensätze zentral pro Mitarbeiter pflegen
In den Einstellungen gibt es den neuen Tab „Kalkulative Stundensätze“ mit einer Übersicht aller Mitarbeiter und dem jeweils zugewiesenen globalen Stundensatz. Eine Änderung wird sofort gespeichert und in die Projekt-Stundensätze übernommen, die aus diesem globalen Satz angelegt wurden – außer das Projekt rechnet den Mitarbeiter bereits über einen anderen Satz ab. Wird ein globaler Stundensatz einem Projekt zugewiesen, kommen seine Mitarbeiter wie bisher automatisch mit.
- BehobenBuchhaltung mit KI · Belegerkennung bricht bei ungültigem Datum nicht mehr ab
Erkannte die KI auf einem Beleg ein Datum, das es nicht gibt (etwa den 29. Februar in einem Jahr ohne Schalttag), schlug die Zuordnung zu Banktransaktionen fehl und der Beleg konnte nicht verarbeitet werden. In diesem Fall wird jetzt das aktuelle Datum als Ausgangspunkt für die Suche nach passenden Transaktionen verwendet.
- NeuMitarbeiter · Neue Abwesenheitsart „Sonderurlaub“
Für Anlässe wie Hochzeit, Umzug oder Trauerfall gibt es im Urlaubsantrag die neue Art „Sonderurlaub“. Sonderurlaub ist bezahlt, wird im Zeitkonto wie Urlaub gutgeschrieben und auf dem Stundenzettel entsprechend ausgewiesen, aber nicht vom Urlaubskonto abgezogen.
- VerbessertMitarbeiter · Reisen ohne gewählte Anfahrt erscheinen im Projekt
Wurde eine Reisekostenanfrage auf ein Projekt gebucht, ohne eine Anfahrt des Projekts auszuwählen, tauchte die Reise im Projekt nicht auf. Beim Annehmen einer solchen Anfrage wird jetzt automatisch aus der Hinfahrt eine Anfahrt im Projekt angelegt (Start, Ziel, Entfernung, Dauer, Kilometersatz und Zieladresse) und mit der Reise verknüpft.
- BehobenE-Mails · Postfächer stoppen die Synchronisation
In seltenen Fällen konnte es dazu kommen, dass Postfächer ein update vom Mailserver verpassen und deshalb nicht mehr synchronisieren. Dieses Problem wurde behoben
- BehobenE-Mails · E-Mail-Suche findet Betreffzeilen zuverlässig
Die Suche im Postfach lieferte keine Treffer, sobald der Suchbegriff kurze Wörter, Bindestriche oder Satzzeichen enthielt – etwa „AW: Abwesenheit“, „KI-Entwurf“ oder „Move It“. Betreffzeilen werden jetzt auch mit solchen Begriffen gefunden. Besteht die Suche nur aus kurzen Wörtern wie „KI“, wird der Betreff direkt durchsucht.
- BehobenE-Mails · BCC-Empfänger werden in der Interaktionshistorie berücksichtigt
Empfänger, die beim Versand einer E-Mail im BCC standen, wurden bisher nicht gespeichert. Dadurch tauchte die E-Mail in der Interaktionshistorie dieser Kontakte, Leads oder Mitarbeiter nicht auf. BCC-Empfänger werden jetzt mit der E-Mail gespeichert, in der Detailansicht angezeigt und als Beteiligte an die Interaktion angehängt. Die eigene Kopie im Ordner „Gesendet“ enthält die BCC-Empfänger ebenfalls; bei Anbietern, die diese Kopie selbst ablegen, werden sie aus dem Versandprotokoll ergänzt. Bereits gesendete E-Mails werden mit dem Update automatisch nachgetragen.
- BehobenE-Mails · Stabilere Postfach-Synchronisation
Eine einzelne E-Mail mit fehlerhaftem Datum im Kopf konnte dazu führen, dass der gesamte Ordner nicht mehr synchronisiert wurde. Solche E-Mails werden jetzt trotzdem abgeholt und erhalten ein Ersatzdatum. Außerdem gilt eine Synchronisation nicht mehr als fehlgeschlagen, wenn der Mailserver die Verbindung ganz am Ende bereits selbst beendet hat.
- BehobenE-Mails · Termineinladungen mit Umlauten werden erkannt
Kalendereinladungen im Anhang, die von manchen Programmen in einer älteren Zeichenkodierung verschickt werden, konnten nicht als Termin übernommen werden, sobald Titel, Ort oder Beschreibung Umlaute enthielten. Solche Einladungen werden jetzt korrekt gelesen und wie gewohnt im Posteingang als Termin angezeigt.
- BehobenAllgemein · Richtige Uhrzeit in den E-Mails zur Terminbuchung
Buchte ein Kunde über einen Terminbuchungslink einen Termin, zeigte die Benachrichtigung „Neuer Termin gebucht“ eine falsche Uhrzeit an, weil die Zeit nicht in die Zeitzone des Unternehmens umgerechnet wurde. Alle E-Mails rund um die Terminbuchung verwenden jetzt die in den Einstellungen hinterlegte Zeitzone. Das Zeitzonen-Feld in den Buchungsseiten wurde entfernt, da es nur für Verwirrung sorgte.
- BehobenAllgemein · Terminbuchung ohne Ortsauswahl möglich
Bot eine Buchungsseite weder Online-Termine noch Standorte an, ließ sich der Termin am Ende nicht absenden („location index wird benötigt“). Solche Buchungsseiten funktionieren jetzt wieder; die Ortsauswahl wird nur abgefragt, wenn es etwas auszuwählen gibt.
- BehobenAllgemein · Datumsformat in Kalender-Benachrichtigungen
Einladungen, Erinnerungen, Änderungen und Absagen von Terminen verwenden jetzt das in den Einstellungen konfigurierte Datumsformat; bisher wurde immer das Standardformat genutzt.
- BehobenAllgemein · Google-Kalender-Abgleich bricht bei bereits gelöschten Terminen nicht mehr ab
Wurde ein Termin in Google abgesagt, der in ExoPaper bereits gelöscht war, brach der Abgleich mit dem Google-Kalender mit einem Fehler ab und die übrigen Änderungen wurden nicht übernommen. Solche Termine werden jetzt übersprungen.
- BehobenAllgemein · Weiße Seite bei automatischer Browser-Übersetzung
Hatte ein Browser (z. B. Microsoft Edge) die Option „Seiten immer übersetzen“ aktiviert, blieb ExoPaper beim Laden weiß – betroffen waren vor allem externe Empfänger, die eine Termineinladung über den Link in der E-Mail bestätigen wollten. Die automatische Übersetzung durch den Browser ist für ExoPaper jetzt abgeschaltet, da die Oberfläche selbst auf Deutsch und Englisch verfügbar ist. Außerdem meldet sich die Anwendung jetzt mit der tatsächlich eingestellten Sprache beim Browser an.
- VerbessertAllgemein · KI-Agenten nach größeren Updates des MCP-Servers neu verbinden
Wenn ein Update neue Werkzeuge oder Berechtigungen für den MCP-Server bringt, werden die bestehenden Verbindungen von KI-Agenten (z. B. Claude) beim Update automatisch getrennt. Beim nächsten Verbinden werden die Berechtigungen erneut abgefragt, und der Agent erhält die aktuelle Werkzeugliste. Ohne solche Änderungen bleiben die Verbindungen bestehen.
- VerbessertAllgemein · Variable für den Link zur Datenschutzerklärung
In Vorlagen steht die neue globale Variable „Datenschutzerklärung URL“ zur Verfügung. Sie verweist standardmäßig auf die Datenschutzseite der eigenen ExoPaper-Instanz und kann bei Bedarf serverseitig auf eine andere Adresse gesetzt werden.
- VerbessertAllgemein · Support-Kontakt im Hilfecenter
Der Support-Button im Hilfecenter führt jetzt zur Adresse info@exopaper.de.
